Intern kontroll

Nelly Groups rutiner för intern kontroll, riskbedömningar, kontrollaktiviteter och uppföljning avseende den finansiella rapporteringen har skapats för att säkerställa en tillförlitlig övergripande finansiell rapportering och en extern finansiell rapportering upprättad i enlighet med IFRS redovisningsstandard, tillämpliga lagar och regler samt övriga krav för bolag noterade på Nasdaq Stockholm. Detta arbete involverar styrelsen, bolagsledningen och andra medarbetare.

Kontrollmiljö

Styrelsens arbetsordning och instruktioner för verkställande direktören och styrelsens utskott syftar till att säkerställa en tydlig roll- och ansvarsfördelning till gagn för en effektiv hantering av verksamhetens risker. Styrelsen har vidare fastställt ett antal grundläggande riktlinjer av betydelse för arbetet med den interna kontrollen. I dessa ingår kontroll och uppföljning av utfall jämfört med planer och utfall tidigare år. Revisionsutskottet bistår styrelsen i olika frågor, såsom övervakning av internrevision och de redovisningsprinciper som koncernen tillämpar.

Ansvaret för att upprätthålla en effektiv kontrollmiljö och det löpande arbetet med riskbedömning och intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen är delegerat till verkställande direktören. Chefer på olika nivåer har i sin tur detta ansvar inom sina specifika ansvarsområden. Bolagsledningen rapporterar regelbundet till styrelsen enligt fastställda rutiner och utöver revisionsutskottets rapporter. Ansvar och befogenheter, instruktioner, riktlinjer, manualer och policies bildar tillsammans med lagar och föreskrifter kontrollmiljön. Alla anställda ansvarar för att riktlinjerna följs. Riskbedömning och kontrollaktiviteter Bolaget har utarbetat en modell för bedömning av risker inom alla områden, där ett antal parametrar identifieras och mäts. Löpande genomgångar av identifierade risker görs av styrelsen och revisionsutskottet och inkluderar både risk för förlust av tillgångar såväl som oegentligheter och bedrägerier. Särskild vikt har lagts vid att utforma kontroller för att förebygga och upptäcka brister på dessa områden. Uppföljning sker löpande av viktiga områden såsom inköps-, logistik och varulagerprocesser, utveckling och prestanda avseende webbplattform samt IT-säkerhet.

Information och kommunikation

Väsentliga riktlinjer av betydelse för den finansiella rapporteringen uppdateras och kommuniceras till berörda medarbetare löpande. Det finns såväl formella som informella informationskanaler till bolagsledningen och styrelsen för väsentlig information från medarbetarna. För extern kommunikation finns riktlinjer som säkerställer att bolaget lever upp till högt ställda krav på korrekt informationsgivning till marknaden.

Uppföljning

Styrelsen utvärderar kontinuerligt den information som bolagsledningen och revisionsutskottet lämnar. Styrelsen erhåller regelbundet uppdaterad information om koncernens utveckling mellan varje styrelsemöte. Koncernens finansiella ställning, strategi och investeringar diskuteras vid varje ordinarie styrelsemöte. Varje kvartalsrapport granskas av revisionsutskottet före publicering. Revisionsutskottet ansvarar även för uppföljning av den interna kontrollen.

Arbetet innefattar att säkerställa att åtgärder vidtas rörande eventuella brister och förslag till förbättringar som framkommit vid den externa revisionen. De externa revisorerna rapporterar till revisionsutskottet vid ordinarie utskottsmöten när det är relevant. Internrevision Styrelsen utvärderar på årlig basis behovet av en särskild granskningsfunktion (internrevision) för att säkerställa bolagets efterlevnad av fastlagda principer, standarder och andra tillämpliga lagar hänförliga till intern kontroll och finansiell rapportering. Styrelsen har mot bakgrund av bolagets organisationsstruktur, befintliga processer och arbete med den interna kontrollen bedömt att det inte föreligger något behov att inrätta en internrevisionsfunktion. Frågan om en internrevisionsfunktion kommer att prövas på nytt under 2025.